Теми рефератів:
Головна

Банківська справа
Безпека життєдіяльності
Біографії
Біологія
Ботаніка та сільське г-во
Будівництво
Бухгалтерський облік та аудит
Видавнича справа та поліграфія
Військова кафедра
Географія
Геологія
Держава і право
Екологія
Економіка
Економіко-математичне моделювання
Етика
Журналістика
Зарубіжна література
Інформатика
Історичні особистості
Історія
Історія техніки
Комунікації і зв'язок
Короткий зміст творів
Краєзнавство та етнографія
Кулінарія
Культура і мистецтво
Логіка
Маркетинг
Математика
Медицина, здоров'я
Менеджмент
Митна система
Мовознавство, філологія
Музика
Педагогіка
Політологія
Право, юриспруденція
Про Москву
Промисловість, виробництво
Психологія
Релігія і міфологія
Решта рефератів
Російська мова
Соціологія
Транспорт
Фізика
Фізкультура і спорт
Філософія
Фінанси
Хімія

Зворотній зв'язок

Реферат: Технічні засоби секретаря комп'ютерна мережа Інтернет електрон


Категорія: Решта реферати



Введення Історична довідка Комп'ютерна мережа Інтернет Електронна пошта Копіювальні пристрої Висновок Список використаної літератури

2 ВСТУП Я вибрала тему «Технічні засоби секретаря: комп'ютерна мережа, Інтернет, електронна пошта, копі-ровальние пристрої» для свого реферату тому, що вважаю, що комерційний успіх підприємства багато в чому залежить від рівня його технічного оснащення та ефективності автоматизації процесів управління. Те-хніческімі засобами, якими найчастіше користується секретар, є: персональний комп'ютер (ПК), те-лефону, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уні-чтоженія паперів і копіювальний апарат. Секретар повинен знати, вміти і максимально використову-наявні засоби для підвищення оперативними-вности та ефективності своєї праці. Застосування нових інформаційних технологій в сфері документаційного управління дозволяє відно-ситься до діловодства не як до жорсткого консерва-тивному механізму, а як до ефективного та гнучкого інструменту реалізації різноманітних інновацій в цій галузі. 1. Мережеві системи автоматизації діловодства ства та документообігу дозволяють вирішити ключове по-прос діловодства. Вони дозволяють реалізувати лю-буя ступінь децентралізації управління при одновремен-ном забезпеченні централізованого обліку та контролю, аж до того, що кожен фахівець може самосто-стійно реєструвати документи і управляти їх
3 подальшими пригодами, перебуваючи при цьому під повним контролем відповідних керівників. Таким обра-ом, організація може динамічно перебудовувати свою управлінську структуру без втрати керованості. Для вітчизняних підприємств це найбільш реальний шлях переходу до більш ефективної децентралізації управ-ня. 2. Створюються передумови до реалізації більш ефективних схем документаційного управління. Наприклад, у традиційній вітчизняній практиці документи в під-поділі організації, будь то локальні або видалений-ні, направляються по ланцюжку від керівника до керівни-ка, «спускаючись» потім аж до конкретних вико-нітелей (і назад). Це дозволяє кожному Руковдитель контролювати діяльність своїх співробітників, однак довгі, і, як правило, надлишкові ланцюжка різко сни-жають ефективність управління. Правильно побудована автоматизована система дозволяє направляти доку-ментації безпосередньо особам, які будуть вико-няти доручення, керівники ж при цьому зберігають по-повний контроль, як за пригодою самого доручення, так і за його виконанням. 3.Появляются передумови для організації елект-ронного документообігу в тому обсязі, до якого го-това сама організація. Правильно побудована автомат-ізірованная система повинна працювати як з даними про проходження та виконання документів (незалежно від
4 того, паперові або електронні), так і самим елект-роннимі документами, яким ці дані відносяться. Включення електронних документів у діловодстві-ний цикл дозволяє досягти якісно нового рівня ефективності роботи з електронними документами (реда-ктування, переміщення, тиражування та ін) принципово більш ефективні. 4. Знижується частина проблем, пов'язаних з терито-риальной віддаленістю підрозділів організації або індивідуальних робочих місць (у тому числі мобільних) її співробітників. САДД (системи автоматизації діловодства ства та документообігу) дозволяє організувати норма-льну роботу з документами всіх співробітників, неза-мо від місцезнаходження їхніх офісів і навіть окремих робо-чих місць, аж мобільних (звичайно, за наявності ліній зв'язку). 5. САДД дозволяє забезпечити впровадження сучасних-них систем управління ресурсами підприємства (т.зв. ERP-системи). Системи управління ресурсами зазвичай містять лише дані про бізнес-процеси і не зберігають документів як таких, в той час як діловодна сис-тема бере на себе функції документаційного контуру управління, в тому числі пов'язаного з бізнес-процесами. 6. САДД створює основу для інтеграції всіх доку-ментаціонних технологій в єдиний комплекс, включаючи
5 засоби сканування документів і розпізнавання тек-стів, засоби обробки та пересилання електронних документів, прийому і передачі факсимільного інформації, друку і тиражування документів, і т.д.


6 ІСТОРІЯ СТВОРЕННЯ ІНТЕРНЕТ Прообраз мережі Інтернет було створено наприкінці 60-х років за замовленням Міністерства оборони США. У той час існувало не дуже багато потужних комп'ютерів, і для проведення наукових досліджень виникла потреба забезпечити доступ численних вчених до цих ком-п'ютер. При цьому Міністерство оборони поставило ус-ловие, щоб мережа продовжувала працювати при знищенні її частини, тому підвищена надійність Інтернет би-ла закладена при його створенні. Днем народження Інтернет можна назвати 2 січня 1968. У цей день Управ-ня перспективних досліджень (ARPA - Advanced Research Projects Agency), що є одним з подра-зделеній Міністерства оборони США, почало роботу над проектом зв'язку комп'ютерів оборонних організацій. В результаті досліджень була створена мережа ARPANET, в основі роботи якої лежали принципи, на яких по-зже був заснований Интенет. Наступним кроком у розвитку Інтернет було створення мережі Національного наукового фонду (NSF). Мережа, названа NSFNET, об'єднала науч-ні центри Сполучених Штатів. При цьому основою мережі стали п'ять суперкомп'ютерів, пов'язаних між собою високошвидкісними лініями зв'язку. Всі інші поль-зователя підключалися до мережі і могли використовувати під-зможності, надані цими комп'ютерами.
7 Мережа NSFNET швидко зайняла місце ARPANET, і пос-ледняя була ліквідована в 1990 році. Розвиток мережі зажадало її реорганізації, і в 1987 році був ство-дан NSFNET Backbon - базова частина або хребет мережі. Хребет складався з тридцяти центрів, з'єднаних один з одним високошвидкісними лініями зв'язку. Центри рас-покладалися в різних частинах США. Таким чином, появи-лась мережу Інтернет в США. Одночасно були створені національні мережі в інших країнах. Комп'ютерні мережі різних країн стали, об'єднаються, і в дев'яностих роках з'явився Інтернет в його сьогоднішньому вигляді. Зараз Ін-тернет об'єднує тисячі різних мереж, розташованих по всьому світу. До Інтернет мають доступ десятки міль-йонів користувачів. Ріст і розвиток Інтернет продо-лжается, і на початку наступного століття очікується значи-валий збільшення ролі Інтернету в усіх информацион-них технологіях. У Росії Інтернет з'явився зовсім недавно. Переважна більшість користувачів могло лише отримувати електронні листи, але не могло подклю-читься до Інтернет і використовувати всі його можливості. Бурхливе зростання користувачів Інтернет в Росії почався в 1996 році. Сьогодні в нашій країні Інтернет перетворив-ся з дивини в повсякденний інструмент.


8 КОМП'ЮТЕРНА МЕРЕЖА Комп'ютерна мережа створюється для ефективного використання декількох комп'ютерів, що виконують об-робітку однотипної документації. Комп'ютерна мережа дозволяє використовувати загальні ресурси, включені до її складу: бази даних, периферійні пристрої (диско-ші пристрої великої ємності, сканери, принтери і т.д.) У мережі один комп'ютер великий проізводітельнос-ти виконує роль файлового сервера, керуючого передачею даних і поділом периферійних уст-ройств. Інші комп'ютери є робочими місця-ми комп'ютерної мережі. Сервер здійснює збирання та пе-дач інформації до центральної бази даних, обхвати-вающие не тільки управлінську, а й кадрову, бух-галтерського документацію. Це дозволить керівникові підприємства звертатися до документів секретаря-референта, бухгалтера, інших фахівців підприєм-ку, виводити їх на екран, проводити обробку доку-ментів, зведень, таблиць, обмінюватися документами і повідомленнями із співробітниками підприємства і з партнера-ми-контрагентами (при наявності в комп'ютерній мережі спеціальних пристроїв - модемів або факс-модемів).
9 ІНТЕРНЕТ
Інтернет - глобальна мережа незліченної множес-тва різноманітних мереж, яка охоплює всю нашу планету. Персональний комп'ютер, локальна і Глобол-ная комп'ютерні мережі можуть бути частиною мережі Інтер-нет, використовуючи для спілкування єдиний мережевий мову. Суть створення такої мережі - швидкий пошук і отримання необхідної інформації, а також поширеною-ня відомостей про себе практично у світовому масштабі. Мережа складається з величезної кількості серверів, підключених до мережі, тобто комп'ютерів, на яких зберігається і представляється користувачам інформація. Інформація зберігається у вигляді графічних документів, так званих «інтернетівських сторінок» (Web-site). Інтернет-сервер може відкривати будь-яка фірма або годину-тное особа, розташувавши інформацію про себе чи своєї де-ності. Цей сервер має своє конкретне ім'я, наприклад, сервер компанії Microsoft-Microsoft. com. Користувач Інтернет може "подорожувати" від одного сервера до іншого або від однієї Web-сторінки до іншої. В Інтернет можна користуватися такими послугами, як електронна пошта, робота з інформаційними спра-вочная службами, з Всесвітньою інформаційною мережею (WWW), вести переговори з мережевої телефонного зв'язку тощо
10 Електронна пошта Інтернет - найбільш популярна і часто використовувана послуга Інтернет. Кожен пользова-тель мережі Інтернет отримує при реєстрації свою поштову адресу. Остання версія популярного офісного пакету «Microsoft Office 2000» включає в себе множини варіантів доступу в Інтернет. Зручним засобом роботи з інформацією, що має постій доступ в Інтернет є настільний інфор-ційний менеджер Microsoft Outlook. Це програмне засіб допомагає працювати з повідомленнями, контактні-ми особами, переглядати спільні документи, а так-же дозволяє планувати зустрічі, поїздки та організовує-вать виконання завдань, відстежувати діяльність свою і співробітників. Основна панель Outlook містить такі розділи: Вхідні, Календар, Контакти, Завдання, Щоденник, Нотатки. Вхідні - підтримує кілька систем електронної пошти (у тому числі internet Mail, Microsoft Mail, Exchange Server і Microsoft Network), дає можли-ність посилати і отримувати повідомлення, запрошення на збори та отримувати запити на виконання завдань. Календар - контролює розклад і планує зустрічі з іншими людьми. Можна подивитися звіти, огляди за день, тиждень, місяць, крім того, нові фун-кції (Автодата) дозволяє вводити дату на розмовній мові (наприклад, в наступну середу) і отримувати перетворень - 7 липня 2001 Outlook може нагадати про
11 майбутній зустрічі звуковим сигналом. При організа-ції збори, наради «Планувальник зборів» ви-бере найбільш вдале для всіх час і поінформує у потрібний момент про цей захід. Контакти - зберігає і постійно оновлює відомості про ділових контактах. Ця папка є потужною базою даних контактів. Ці відомості можна знаходити і сор-тувати будь-яким способом. Можна відразу перейти на стра-ніцу Web будь-якого партнера, можна зв'язатися з адресатом по модему, послати електронну пошту. Завдання - містить список справ, які необхідно ви-конати. Їх можна розставляти з пріоритетів і пору-чать іншим виконавцям. Тут можна не тільки сформулювати завдання, а й послати вказівку по елект нейронної поштою виконавцю. При прийомі такого доручення папка «Завдання» кожного виконавця оновлюється автом-атіческі. Щоденник-Веде облік важливих подій, дій і конт-ролірует їх виконання. Колонка часу показує, коли виконувалося конкретне дію. Можна задати, що б Щоденник показував, коли проводилася робота з документами і як довго. Ця функція незамінна для контролю виконання документів. Нотатки - електронний замінник блокнота з відривними-ми листками, куди заносяться оперативні питання, цінні думки, нагадування, вказівки і багато іншого.
12 ЕЛЕКТРОННА ПОШТА
Електронна пошта (e-mail) Зародилася ще до появи Інтернет як засіб посилки текстових со-спілкувань через мережі великої протяжності. Цілком ес-тественно, що до них належить Інтернет. Багато хто вважає практичну значимість електронної пошти в секретарському справі навіть більшою, ніж у роботи з Web-сторінками в Інтернет. Електронна пошта призначена для пересилання повідомлень з комп'ютера на комп'ютер на електронну адресу, включений у комп'ютерну мережу. Доступ в ком-комп'ютерну мережу забезпечує зв'язка комп'ютер - модем - телефонна мережа - модем - комп'ютер. Електронна пошта надає користувачам наступні можливості: Відправляти документи адресатам, що входять до автома-тизированной інформаційну систему; Отримувати підтвердження доставки документів по наз-наченням; Виводити на екран дисплея отримані документи; Змінювати і редагувати документи, зберігати їх в пам'яті ПК і пересилати іншій особі; роздруковувати отримані документи у необхідній кількості примірників; Відправляти документи одному користувачеві або груп-пе користувачів системи за списком;
13 - Розставляти пріоритети, щоб починати роботу з найбільш важливою отриманої кореспонденцією; Складати і «прикріплювати» до документів резолюції, інші службові помітки про необхідність тих чи інших дій і терміни виконання. - Повідомлення, лист або замовлена ??інформація можуть бути доставлені в електронну поштову скриньку співробітника-ми; - Електронний документ, як і традиційний повинен мати необхідні реквізити: найменування орган-ізації, дату, реєстраційний номер, заголовок, посаду і прізвище особи яка підписала документ; Подивитися прийшла кореспонденцію можна сидячи в офісі за своїм комп'ютером, зі своєї квартири за допомогою домашнього комп'ютера, з будь-якого іншого місця або іншого комп'ютера з модемом через теле-фонную мережу. Цікаву інформацію можна оста-вити в пам'яті комп'ютера, перенести на дискету, роздрукувати за необхідності на принтері. Електронна пошта - це один з найбільш оперативних і щодо дешевих видів передачі документів.
14 копіювальний пристрій
Для копіювання документів найчастіше застосовують-ся апарати фірми «XEROX», що добре зарекомендували себе, тому більшість копіювальних коштів звичайні- але називають ксероксами. Робота на ксероксі не викликає особливих затруд-нений. Якщо апарат не включений, увімкніть його та дайте час на його прогрівання. Залежно від марки апарату воно може від 20 секунд до 1-2 хвилин. Потім необхідно підняти кришку, покласти оригінал копируемого до-кумента лицьовою стороною на скло. Оригінал фор-мату А4 кладеться як правило, в лівий верхній кут скла; перевірити розмір копії. Якщо копія потрібна без розумі-ньшеніе або збільшення розмір встановлюється 1:1 або 100%; переконайтеся, що в апараті є папір для копій; натисніть зелену кнопку ? ? ?; візьміть готову копію з вихідного лотка і не за-будьте взяти оригінал. Копіювання можна перервати в будь-який момент натис-тием червоної кнопки «СТОП». Майже всі ксерокси дозволяють виготовити копію збільшеного чи зменшеного розміру. Збільшення і зменшення задається двома способами: вибором однієї з фіксованих величин збільшення (зменшення),
15 наприклад, А5-А4, або безпосереднім завданням вели-чини масштабування у відсотках. Що б використовувати один з фіксованих коефіцієнтів масштабування, виберіть його, натискаючи кнопку, розташовану під поруч цих коефіцієнтів. Можна задати потрібну вам ступінь збільшення/зменшення і натисненням кнопок «вниз» і «вгору», розташованим під індикатором масштабірова-ня. При виготовленні збільшених (або зменшених) копій оригінал і аркуш паперу, що подаються в апарат, обов'язково повинні бути орієнтовані однаково. Якщо ви хочете на аркуші формату А4 зробити копію з аркуша формату А3, ви повинні використовувати обхідний ло-ток і розташувати лист для копії горизонтально. Все ширше використовуються ксерокси, які можуть робити кольорові копії. Недоліки таких копірів яв-ляется не завжди задовільний суміщення колір-них зображень. У сфері малого бізнесу використовується портативні копіювальні апарати фірми «CANON», які відрізняючи-ються високою якістю і надійністю.

  17 CПИСОК ЛІТЕРАТУРИ
Дьяков В.П. Internet. Настільна книга користувача-М.: СОЛОН-Р, 2001. Стенюков М.В. Довідник секретаря-М.: Видавництво ПРІОР, 1999. Секретарська справа - журнал № 1,2,3 за 2002р.


16 ВИСНОВОК
Підводячи підсумок, можна сказати, чтопрімененіе тих-нічних засобів у діловодстві в чому облег-сподівається роботу секретаря, тим самим, підвищуючи виробниц-даткови всієї організації в цілому . Так використання персонального комп'ютера п?? Зволяет швидко і ефективно обробляти документацію, за допомогою таких програмних додатків як Microsoft Word, де є безліч різних функцій по створенню та обробці документів. Наявність мережі в організації представляє великі можли-вості для процедури прийому-передачі документів. Якщо ще недавно для цього використовувалися пошта і фельд'єгерська зв'язок, то сьогодні документ може бути відправлений по будь-якому адресату, у якого є факси-мильна зв'язок або ПК і модем. Документ передається в електроном вигляді з комп'ютера на комп'ютер, в локальній комп'ютерній мережі, а також за допомогою електронної пошти та мережі Інтернет. Таким чином, в даний час пра-ктіческі немає жодної організації, де не вико-валися б описані вище технічні засоби.




Правий куточок